Wenn Sie Nutzer von CentralStationCRM sind, können Sie Ihre dort verwalteten Kontakte ganz einfach zu EchtPost importieren.
Synchronisation einrichten
Klicken Sie zunächst auf "Empfänger", dann auf "Empfänger importieren" und schließlich auf "CentralStationCRM Synchronisation".
Sie werden zu CentralStationCRM geleitet, wo Sie Ihre CRM-Login-Daten eingeben. Im Anschluss werden Sie gefragt, ob Sie EchtPost Zugriff auf Ihre Kontakte gewähren möchten. Klicken Sie auf "Zugriff gewähren".
Im nächsten Schritt können Sie definieren, welche Kontakte synchronisiert werden sollen. Grundvoraussetzung für die Synchronisation Ihrer Kontakte zwischen CentralStationCRM und EchtPost ist, dass bei den Kontakten in CentralStationCRM eine Postadresse hinterlegt wurde. Sollte diese fehlen, werden die entsprechenden Personen auch nicht zu EchtPost übertragen.
Sie können entscheiden, ob Sie nur die Kontakte in einem gespeicherten Filter in Ihrem CentralStationCRM zu EchtPost synchronisieren wollen, oder ob alle Kontakte übertragen werden sollen. In dem Fall werden auch Kontakte, die zukünftig in CentralStationCRM angelegt werden, automatisch zu EchtPost übertragen. Um mehrere gespeicherte Filtergruppen zu importieren, legen Sie mehrere CentralStationCRM-Importe nacheinander an.
Außerdem können Sie an dieser Stelle definieren, welche Adresse zu EchtPost übertragen werden soll, für den Fall, dass einem Kontakt mehr als eine Adresse zugeordnet ist. Mit einem Klick wählen Sie an dieser Stelle, ob die Büro Anschrift, die private Anschrift oder die Anschrift der Firmenzentrale bevorzugt übertragen werden soll. Sollte nur eine Adresse pro Kontakt angelegt sein, wird diese automatisch mit EchtPost synchronisiert, unabhängig davon, ob es die Büro-Adresse oder die private Anschrift ist.
Klicken Sie dann ganz einfach auf "Import durchführen". Ihre Kontakte werden dann im Hintergrund von CentralStationCRM zu EchtPost importiert.
Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, wird Ihnen dies angezeigt und Sie erhalten zudem eine Übersicht, wie viele Kontakte zu EchtPost importiert wurden und wie viele Kontakte bei der Synchronisation übersprungen wurden, weil die Postanschrift unvollständig ist. Außerdem wird Ihnen an dieser Stelle angezeigt, welche Kontakte leicht verändert importiert wurden. Hintergrund ist, dass all zu lange Adressdaten automatisch gekürzt werden, weil der Platz auf einer Postkarte begrenzt ist. In der Regel sollten die meisten Kontaktdaten aber problemlos und 1 zu 1 übertragen werden.
Kontakte bearbeiten
Wenn Kontakte nicht übertragen werden, ist dies ein Zeichen dafür, dass die Kontaktdaten nicht vollständig sind und noch einmal überprüft werden sollten. Nehmen Sie die Überarbeitung in jedem Fall in CentralStationCRM vor und nicht im Adressbuch. Wenn Sie die Kontakte im CRM überarbeiten, werden sie bei EchtPost automatisch upgedatet.
Im umgekehrten Fall findet keine Synchronisation statt: Wenn Sie also im EchtPost Adressbuch Kontakte verändern, werden diese Veränderungen nicht in CentralStationCRM übernommen. Vor jeder Änderung erhalten Sie daher einen automatischen Hinweis von EchtPost, dass Sie die Daten doch lieber in CentralStationCRM anpassen.
Postkarten in CentralStationCRM
Wenn Sie Postkarten über EchtPost verschicken, dann wird dies automatisch auch in CentralStationCRM angezeigt und zwar in dem Moment, in dem die Postkarte versendet wird, also am Nachmittag des von Ihnen gewählten Versandtages. Auf der jeweiligen Personenseite wird dann im Verlauf angezeigt, welche Postkarte Sie mit welchem Text und welchem Motiv verschickt haben.
Schritt für Schritt Anleitung
Im folgenden Video werden Sie noch einmal Schritt für Schritt durch die Synchronisation von Kontakten in EchtPost geführt.