Um Empfänger oder Adressen in EchtPost zu importieren, bietet sich unser Excel-Import an. Die Adressdaten sollten dort mit Vor- und Nachname sowie der postalischen Anschrift enthalten sein.
Um den Excel-Import durchzuführen, gehen Sie innerhalb ihres EchtPost-Accounts zunächst auf "Empfänger" und anschließend auf "Empfänger importieren". Dort wählen Sie den Excel-Import und können Ihre Datei hochladen.
In welcher Reihenfolge die Spalten sind, ist für unseren Import nicht entscheidend, da Sie Ihre Spalten während dem Import den Feldern in EchtPost zuordnen. Besonders einfach wird der Import aber, wenn Sie auf ein paar Dinge in der Excel-Datei achten:
die erste Zeile sollte die Spaltenüberschriften enthalten. Vermeiden Sie leere Zeilen und beginnen innerhalb der Datei links oben
die Datei sollte mindestens folgende Spalten enthalten: Firma und/oder Vorname und Nachname, Straße, Postleitzahl, Stadt.
Sofern Sie einen Vornamen importieren, generieren wir automatisch passende Anreden, indem wir versuchen das Geschlecht am Vornamen zu erkennen. Sie können das "Geschlecht" aber auch ebenso importieren
Optional können Sie auch eine Spalte "Gruppen" nutzen, um eine oder mehrere Gruppen kommagetrennt zu importieren.
nutzen Sie bitte die erste Arbeitsmappe in Ihrer Datei (manchmal gibt es mehrere Arbeitsmappen)
Hier ist eine Liste der Felder, die in der Regel gebraucht werden:
Vorname
Nachname
Firmenname
Abteilung / Bereich / Gebäude (nicht immer nötig)
Straße & Hausnummer
Stadt
Land (in Deutschland nicht nötig)
Hier eine Liste der optionalen Felder, die Sie auch noch nutzen können:
Art der Anrede: "formell", "informell", "offiziell", "emotional informell", "emotional", "neutral informell", "neutral"
Anrede: Wenn Sie schon eine fertige Anrede ala "Hallo Manfred" haben und diese verwenden möchten, dann können Sie das mit diesem Feld tun
Titel: Dr., Prof. und Co
Geburtsdatum: Zum Beispiel wichtig, wenn Sie automatische Geburtstagskarten nutzen möchten
Individuelles Datumsfeld: Hier können Sie ein anderes, für Sie wichtiges Datum importieren, um dieses z.B. in Postkarten-Automatisierungen nutzen zu können
Geschlecht
Gruppen (eine oder mehrere kommagetrennt möglich)