Um Empfänger oder Adressen in EchtPost zu importieren, bietet sich unser Excel-Import an. Die Adressdaten sollten dort mit Vor- und Nachname sowie der postalischen Anschrift enthalten sein.
Um den Excel-Import durchzuführen, gehe innerhalb ihres EchtPost-Accounts zunächst auf "Empfänger" und anschließend auf "Empfänger importieren". Dort wähle den Excel-Import und können deine Datei hochladen.
In welcher Reihenfolge die Spalten sind, ist für unseren Import nicht entscheidend, da Sie deine Spalten während dem Import den Feldern in EchtPost zuordnen. Besonders einfach wird der Import aber, wenn du auf ein paar Dinge in der Excel-Datei achten:
die erste Zeile sollte die Spaltenüberschriften enthalten. Vermeiden Sie leere Zeilen und beginnen innerhalb der Datei links oben
die Datei sollte mindestens folgende Spalten enthalten: Firma und/oder Vorname und Nachname, Straße, Postleitzahl, Stadt.
Sofern Sie einen Vornamen importieren, generieren wir automatisch passende Anreden, indem wir versuchen das Geschlecht am Vornamen zu erkennen. du kannst das "Geschlecht" aber auch ebenso importieren
Optional können Sie auch eine Spalte "Gruppen" nutzen, um eine oder mehrere Gruppen kommagetrennt zu importieren.
nutze bitte die erste Arbeitsmappe in deiner Datei (manchmal gibt es mehrere Arbeitsmappen)
Hier ist eine Liste der Felder, die in der Regel gebraucht werden:
Vorname
Nachname
Firmenname
Abteilung / Bereich / Gebäude (nicht immer nötig)
Straße & Hausnummer
Stadt
Land (in Deutschland nicht nötig)
Hier eine Liste der optionalen Felder, die du auch noch nutzen können:
Art der Anrede: "formell", "informell", "offiziell", "emotional informell", "emotional", "neutral informell", "neutral"
Anrede: Wenn du schon eine fertige Anrede ala "Hallo Manfred" haben und diese verwenden möchten, dann können Sie das mit diesem Feld tun
Titel: Dr., Prof. und Co
Geburtsdatum: Zum Beispiel wichtig, wenn du automatische Geburtstagskarten nutzen möchten
Individuelles Datumsfeld: Hier können Sie ein anderes, für Sie wichtiges Datum importieren, um dieses z.B. in Postkarten-Automatisierungen nutzen zu können
Geschlecht
Gruppen (eine oder mehrere kommagetrennt möglich)