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Automatischer Postkarten-Versand (z.B. zum Geburtstag)

Wenn Sie immer wieder die gleiche Postkarte verschicken möchten, die an unterschiedlichen Tagen an unterschiedliche Empfänger gehen soll, dann können Sie dies mit dem Automatischen Postkarten-Versand von EchtPost machen. Diese Funktion kann für Sie interessant sein, wenn Sie etwa allen Kunden zu deren Geburtstag eine Glückwunschkarte schicken möchten. Auch andere Ereignisse - beispielsweise ein Kundenjubiläum, kann als Auslöser für den Automatischen Versand einer Postkarte fungieren.
Sie müssen den Automatischen Postkarten-Versand nur einmalig einrichten und unser System verschickt dann Tag für Tag automatisch die Postkarte an die richtigen Empfänger.

Automatischen Postkarten-Versand vorbereiten

1. Hinterlegen Sie zunächst Ihre Zahlungsdaten in Ihrem EchtPost-Account und laden so viel Guthaben auf, wie Sie Postkarten verschicken möchten. 
2. Legen Sie die Kontakte an, an die eine Postkarte verschickt werden soll oder importieren Sie diese (z.B. über Excel). Alle diese Kontakte sollten Sie einer Gruppe zuordnen (wird beim Import automatisch erstellt).
3. Achten Sie darauf, dass das Feld Geburtsdatum (oder alternativ das weitere Datumsfeld) bei allen relevanten Kontakten mit einem Datum befüllt ist, zu dem die Postkarte beim Empfänger eintreffen soll.
4. Wählen Sie ein Motiv aus (oder laden ein eigenes Motiv hoch) und schreiben den Text, der an die Empfänger verschickt werden soll. Speichern Sie die Postkarte anschließend als Vorlage. Achten Sie darauf, dass der Platzhalter für die personalisierte Anrede auf der Postkarte platziert ist.

Automatischen Postkarten-Versand einrichten

Nachdem Sie alle Vorbereitungen für den automatischen Postkarten-Versand getroffen haben, geht es nun an die konkrete Einrichtung des automatischen Versandes.
Gehen Sie dafür in Ihrem Account auf Einstellungen (Zahnrad oben rechts), anschließend auf Account Einstellungen und klicken dort auf Automatischer Postkarten-Versand (z.B. am Geburtstag). Ganz oben finden Sie dort die Option Automatisierung anlegen.
In der folgenden Ansicht nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor:
formular-automatisierung.JPG 84.58 KB

Automatisierung benennen: Wählen Sie einen Namen, der IhreAutomatisierung beschreibt, z.B. Geburtstagskarten Kunden 2019
Gruppe auswählen: Wählen Sie hier die Kontakt-Gruppe aus (oder alternativ alle Kontakte), die automatisch eine Postkarte erhalten sollen
Datum definieren: Bei jedem Kontakt haben Sie die Möglichkeit das Geburtsdatum zu speichern und/oder ein anderes von Ihnen definiertes Datum (z.B. Kundenjubiläum). Wählen Sie hier aus, ob der automatische Postkarten-Versand zum Geburtsdatum oder zu dem von Ihnen definierten individuellen Datum ausgelöst werden soll.
Vorlage definieren: Hier werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie gespeichert haben. Wählen Sie die Vorlage aus, die automatisch versendet werden soll
Adresse für E-Mail-Benachrichtigung: Hier ist Ihre E-Mail-Adresse schon vorausgefüllt. Falls Sie möchten, dass wir Ihnen die E-Mail-Benachrichtigung über anstehende Versände an eine andere Adresse schicken, können Sie diese hier angeben.
Enddatum festlegen: Hier können Sie ein Datum eintragen, zu dem wir den automatischen Postkarten-Versand stoppen. Bei Geburtstagskarten beispielsweise ist es sinnvoll, den automatisierten Versand auf ein Jahr zu beschränken, damit die Empfänger nicht im nächsten Jahr exakt die gleiche Postkarte erhalten. Falls Sie hier kein Datum eintragen, wird der automatische Versand immer weitergeführt.

Wann werden die automatisierten Postkarten versendet?

Die Postkarten werden immer am Werktag VOR dem Ereignis (z.B. Geburtstag verschickt), so dass sie in der Regel am richtigen Datum im Briefkasten liegen sollten. Für Ereignisse, die an einem Sonntag oder Montag stattfinden, wird die Postkarte am Freitag verschickt. Postkarten ins Ausland werden zwei Tage früher versendet. 

Automatisierten Versand abbrechen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit den automatisierten Postkarten-Versand abzubrechen, bzw. den Versand von einzelnen Postkarten zu stoppen. Jeden Mittwoch morgen erhalten Sie von uns eine E-Mail (sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben), in der die Postkarten gelistet werden, die in den nächsten Tagen verschickt werden. Somit erhalten Sie zum einen immer eine Erinnerung, welche Postkarten verschickt werden. Zum anderen haben Sie eine Kontrollmöglichkeit und können den Versand einzelner Postkarten noch abbrechen. Dafür klicken Sie einfach in der E-Mail oder in Ihrem Account die entsprechende geplante Postkarte an und wählen die Option Versand abbrechen.
Selbstverständlich besteht darüber hinaus auch jederzeit die Möglichkeit, den gesamten Automatisierungsprozess zu stoppen. In den Account Einstellungen unter Automatischer Postkarten-Versand finden Sie alle aktiven Automatisierungsprozesse. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erscheint auf der rechten Seite jeweils ein Papierkorb. Mit einem Klick darauf können Sie den gesamten Prozess löschen.