Schreiben Sie uns
Suchen

Automatischer Postkarten-Versand (z.B. zum Geburtstag)

Wenn Sie immer wieder die gleiche Postkarte verschicken möchten, die an unterschiedlichen Tagen an unterschiedliche Empfänger gehen soll, dann können Sie dies mit dem Automatischen Postkarten-Versand von EchtPost machen. Diese Funktion kann für Sie interessant sein, wenn Sie etwa allen Kunden zu deren Geburtstag eine Glückwunschkarte schicken möchten. Auch andere Ereignisse - beispielsweise ein Kundenjubiläum, kann als Auslöser für den Automatischen Versand einer Postkarte fungieren.
Sie müssen den Automatischen Postkarten-Versand nur einmalig einrichten und unser System verschickt dann Tag für Tag automatisch die Postkarte an die richtigen Empfänger.

Schritt-für-Schritt Video-Anleitung


https://youtu.be/EfRqb1oYn4I

Automatischen Postkarten-Versand vorbereiten


1. Hinterlegen Sie Ihre Zahlungsdaten in Ihrem EchtPost-Account und laden so viel Guthaben auf, wie Sie Postkarten verschicken möchten.1.
2. Stellen Sie den Standard für die personalisierte Anrede ein.
3. Legen Sie die Empfänger an, die eine Postkarte erhalten sollen oder importieren Sie diese (z.B. über Excel). WICHTIG dabei ist, dass das Feld Geburtsdatum (oder alternativ das weitere Datumsfeld) bei allen Empfängern ausgefüllt ist.
4. Ordnen Sie alle Empfänger, an die eine automatische Postkarte verschickt werden soll, einer Gruppe zu (wird beim Excel-Import automatisch erstellt).
5. Wählen Sie ein Motiv aus (oder laden ein eigenes Motiv hoch).
6. Schreiben Sie den Platzhalter für die personalisierte Anrede in die erste Zeile der Postkarte. Dieser lautet {anrede} 
7. Schreiben Sie Ihre Geburtstagsgrüße auf die Postkartenrückseite.
8. Speichern Sie die Postkarte als Vorlage.

Automatischen Postkarten-Versand einrichten

Nachdem Sie alle Vorbereitungen für den automatischen Postkarten-Versand getroffen haben, geht es nun an die konkrete Einrichtung des automatischen Versandes.
Gehen Sie dafür in Ihrem Account auf Postkarte schreiben und klicken dort auf Automatischer Postkarten-Versand. Ganz oben finden Sie dort die Option Automatisierung anlegen.
In der folgenden Ansicht nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor:
formular-automatisierung.JPG 84.58 KB

Automatisierung benennen: Wählen Sie einen Namen, der Ihre Automatisierung beschreibt, z.B. Geburtstagskarten Kunden 2021
Gruppe auswählen: Wählen Sie hier die Kontakt-Gruppe aus (oder alternativ alle Kontakte), die automatisch eine Postkarte erhalten sollen
Datum definieren: Bei jedem Kontakt haben Sie die Möglichkeit das Geburtsdatum zu speichern und/oder ein anderes von Ihnen definiertes Datum (z.B. Kundenjubiläum). Wählen Sie hier aus, ob der automatische Postkarten-Versand zum Geburtsdatum oder zu dem von Ihnen definierten individuellen Datum ausgelöst werden soll.
Vorlage definieren: Hier werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie gespeichert haben. Wählen Sie die Vorlage aus, die automatisch versendet werden soll
Adresse für E-Mail-Benachrichtigung: Hier ist Ihre E-Mail-Adresse schon vorausgefüllt. Falls Sie möchten, dass wir Ihnen die E-Mail-Benachrichtigung über anstehende Versände an eine andere Adresse schicken, können Sie diese hier angeben.
Enddatum festlegen: Hier können Sie ein Datum eintragen, zu dem wir den automatischen Postkarten-Versand stoppen. Bei Geburtstagskarten beispielsweise ist es sinnvoll, den automatisierten Versand auf ein Jahr zu beschränken, damit die Empfänger nicht im nächsten Jahr exakt die gleiche Postkarte erhalten. Falls Sie hier kein Datum eintragen, wird der automatische Versand immer weitergeführt.

Wann werden die automatisierten Postkarten versendet?

Die Postkarten werden immer am Werktag VOR dem Ereignis (z.B. Geburtstag verschickt), so dass sie in der Regel am richtigen Datum im Briefkasten liegen sollten. Für Ereignisse, die an einem Sonntag oder Montag stattfinden, wird die Postkarte am Freitag verschickt. Postkarten ins Ausland werden zwei Tage früher versendet. 

Automatisierten Versand abbrechen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit den automatisierten Postkarten-Versand abzubrechen, bzw. den Versand von einzelnen Postkarten zu stoppen. Jeden Mittwoch morgen erhalten Sie von uns eine E-Mail (sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben), in der die Postkarten gelistet werden, die in den nächsten Tagen verschickt werden. Somit erhalten Sie zum einen immer eine Erinnerung, welche Postkarten verschickt werden. Zum anderen haben Sie eine Kontrollmöglichkeit und können den Versand einzelner Postkarten noch abbrechen. Dafür klicken Sie einfach in der E-Mail oder in Ihrem Account die entsprechende geplante Postkarte an und wählen die Option Versand abbrechen.
Selbstverständlich besteht darüber hinaus auch jederzeit die Möglichkeit, den gesamten Automatisierungsprozess zu stoppen. Unter Automatischer Postkarten-Versand finden Sie alle aktiven Automatisierungsprozesse. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erscheint auf der rechten Seite jeweils ein Papierkorb. Mit einem Klick darauf können Sie den gesamten Prozess löschen.

Wenn kein Guthaben mehr vorhanden ist

Wenn das Guthaben in Ihrem EchtPost-Konto aufgebraucht ist, wird der Postkarten-Versand automatisch gestoppt. Sie erhalten dann von uns eine E-Mail, in der wir Sie darauf hinweisen. Sobald wieder neues Guthaben aufgeladen wurde, wird der automatische Versand fortgesetzt.

Die automatisierten Karten werden von uns immer mittwochs erstellt (alle, die innerhalb der kommenden Woche verschickt werden sollen). Wenn an einem Mittwoch beispielsweise 50 Postkarten für die kommende Woche erstellt werden sollen, das Guthaben aber nur noch für 40 Postkarten ausreicht, dann bedeutet dies, dass diese 10 Karten nicht automatisch erstellt werden, auch dann nicht, wenn neues Guthaben aufgeladen wird. Die Automatisierung startet erst wieder am nächsten Mittwoch mit den Postkarten für die darauffolgende Woche.

Damit die 10 ausgesetzten Karten aus unserem Beispiel nicht verloren gehen, markieren wir die entsprechenden Empfänger in Ihrem EchtPost-Konto. Unter Empfänger finden Sie dann eine Gruppe mit dem Namen "Automatisierung vom DATUM übersprungen". So haben Sie die Möglichkeit, die Erstellung der Postkarten an diese Empfänger manuell anzustoßen.

E-Mail Benachrichtigung
Damit Sie sicher gehen können, dass unsere Benachrichtigungen über Ihre Automatisierung Sie auch erreichen, fügen Sie unsere Absender-E-Mail-Adresse support@echtpost.de Ihrem Adressbuch hinzu, damit sie nicht versehentlich im Spam-Ordner landen.