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Kontakte aus Excel importieren


Sie haben die Möglichkeit Kontaktdaten aus Excel zu EchtPost mit wenigen Klicks zu importieren.

Bevor Sie das machen, sollten Sie in Ihrem Account zunächst die Standard-Anrede einstellen. Gehen Sie dazu in die Account-Einstellungen (kleines Zahnrad oben rechts), klicken auf Mein Konto und anschließend auf Standard-Anrede für Postkarten festlegen

Gehen Sie dazu zunächst auf Empfänger, dann auf Empfänger importieren und wählen dort Excel Import aus.
Über den Button Datei auswählen können Sie die entsprechende Excel-Datei auswählen. 


Nach Auswahl der Datei klicken Sie auf Import durchführen. Im Folgenden werden Ihnen alle Spaltenbezeichnungen aus Ihrer Excel-Datei angezeigt und die entsprechenden Felder bei EchtPost, in die die jeweiligen Daten importiert werden. Falls eine Spalte nicht erkannt oder falsch zugeordnet wird, haben Sie die Möglichkeit, über das DropDown Menü das richtige Feld auszuwählen.


Um den einwandfreien Import Ihrer Excel Datei zu gewährleisten, bauen Sie diese am besten nach dem unten angefügten Beispiel auf (Beispieldatei steht unten zum Download bereit).

Aufbau der Excel-Tabelle mit Ihren Kontakten


Das Excel-Dokument mit Ihren Kontakten sollte mindestens 4 und darf maximal 14 Spalten enthalten, und zwar die Folgenden:


1. Art der Anrede

tragen Sie hier entweder formal, informell oder offiziell ein.
formal = Hallo Herr/Frau (ggf.Titel) Nachname
informell = Hallo Vorname
offiziell = Sehr geehrte/r Frau/Herr (ggf.Titel) Nachname
Emotional informell: Liebe/r Vorname
Emotional: Liebe/r Frau/Herr (ggf.Titel) Nachname
Neutral informell: Guten Tag Vorname
Neutral: Guten Tag Frau/Herr (ggf. Titel) Nachname

2. Anrede

Fall Sie keine der drei bei “Art der Anrede” genannten Standardanreden verwenden möchten, haben Sie hier die Möglichkeit, eine individuelle Anrede für jeden Kontakt einzutragen, also beispielsweise “Liebe Frau Müller”, “Liebster Schatz” oder Moin moin Tim”

Tragen Sie keine Satzzeichen hinter die individuelle Anrede ein, also kein Komma oder Ausrufezeichen, das erfolgt erst auf der Postkartenrückseite.


Bitte nutzen Sie entweder die Spalte “Art der Anrede” oder die Spalte “Anrede”. Falls Sie in beide Spalten etwas eingetragen, importiert EchtPost nur das Feld “Anrede”.

Falls alle Empfänger nach dem gleichen Muster angesprochen werden sollen (also z.B. Hallo Herr Müller, Hallo Herr Arslan ...), dann brauchen Sie die beiden Spalten "Art der Anrede" und "Anrede" gar nicht in Ihrer Excel-Tabelle. In dem Fall reicht es aus, wenn Sie VOR dem Excel-Import der Adressen die Standard-Anrede festlegen.

Hier finden Sie weitere Infos zur Personalisierten Anrede

3. Titel

z.B. Prof. Dr.


4. Vorname


5. Nachname


6. Firma


7. Bereich / Abteilung / Gebäude


8. Straße & Hausnummer
Es ist wichtig, dass Straße und Hausnummer in EINER Spalte stehen.


9. Postleitzahl



10. Stadt


11. Land

Falls das Land Deutschland ist, müssen Sie nichts eintragen, dann wird Deutschland automatisch als Land gesetzt. Bei allen anderen Ländern verwenden Sie bitte die deutsche Länderbezeichnung, englische Länderbezeichnung oder das Länderkürzel, damit das Land problemlos importiert werden kann (z.B. Vereinigtes Königreich, United Kingdom oder UK)


12. Geburtsdatum

Geburtsdaten im Format 13.12.1978 eintragen


13. Geschlecht

Wählen Sie als Bezeichnung für das Geschlecht entweder "female" bzw. "male", "Frau" bzw. "Mann" oder "weiblich" bzw. "männlich".


14. Gruppe(n)
alle Kontakte aus einer Excel-Tabelle werden automatisch einer Gruppe zugeordnet mit dem Namen “Excel Import DATUM - UHRZEIT”. Falls Sie Ihre Kontakte zusätzlichen Gruppen zuordnen möchten, können Sie diese hier eintragen, bei mehreren Gruppen mit einem Komma getrennt.
Beispiel: Weihnachtsmailing,Marketingaktion,Produkteinführung
Gruppen ermöglichen Ihnen den Versand von Postkarten an viele Kontakte gleichzeitig. Hier erfahren Sie mehr über Gruppen.


Pflichtfelder beim Excel Import



Sie müssen nicht alle genannten Felder ausfüllen, mindestens aber die folgenden, da es sich dabei um Pflichtangaben handelt:

  • Firma UND/ODER Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • PLZ
  • Ort

Absolut empfehlenswert ist es darüber hinaus, den Vornamen oder zumindest das Geschlecht der Empfänger zu importieren, weil sonst die personalisierte Anrede nicht richtig genutzt werden kann.

Nach dem Import Ihrer Kontakte aus Excel haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Kontakt innerhalb von EchtPost zu bearbeiten.

Excel-Vorlage


Di folgende Excel-Datei können Sie als Vorlage für Ihre eigenen Empfängerkontakte nutzen.

Vorlage-Exceltabelle.xlsx 10.55 KB
Vorlage-Exceltabelle.xlsx