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Kontakte aus Excel importieren

Sie haben die Möglichkeit Kontaktdaten aus Excel zu EchtPost mit wenigen Klicks zu importieren.

Gehen Sie dazu zunächst auf Kontakte, dann auf Kontakte importieren und wählen dort Excel Import aus. 
Über den Button Datei auswählen können Sie die entsprechende Excel-Datei auswählen. Bitte beachten Sie, dass nur der Import von Excel-Dateien mit der Endung .xls möglich ist, nicht aber mit der Endung .xlsx. Dementsprechend werden Ihnen bei der Dateiauswahl nur Dateien mit der Endung .xls angezeigt.

Sie wollen Ihre xlsx-Datei in eine xls-Datei umwandeln? So funktioniert es.

Nach Auswahl der Datei klicken Sie auf Import durchführen. Im Folgenden werden Ihnen alle Spaltenbezeichnungen aus Ihrer Excel-Datei angezeigt und die entsprechenden Felder bei EchtPost, in die die jeweiligen Daten importiert werden. Falls eine Spalte nicht erkannt oder falsch zugeordnet wird, haben Sie die Möglichkeit, über das DropDown Menü das richtige Feld auszuwählen.

Um den einwandfreien Import Ihrer Excel Datei zu gewährleisten, bauen Sie diese am besten nach dem unten angefügten Beispiel auf (Beispieldatei steht unten zum Download bereit).

Aufbau der Excel-Tabelle mit Ihren Kontakten

Das Excel-Dokument mit Ihren Kontakten darf maximal 14 Spalten enthalten, und zwar die Folgenden:

Art der Anrede 
tragen Sie hier entweder formal, informell oder offiziell ein.
formal = Hallo Herr/Frau NACHNAME
informell = Hallo VORNAME
offiziell = Sehr geehrte/r Frau/Herr NACHNAME

Anrede
Fall Sie keine der drei bei “Art der Anrede” genannten Standardanreden verwenden möchten, haben Sie hier die Möglichkeit, eine individuelle Anrede für jeden Kontakt einzutragen, also beispielsweise “Liebe Frau Müller”, “Liebster Schatz” oder Moin moin Tim”

Bitte nutzen Sie entweder die Spalte “Art der Anrede” oder die Spalte “Anrede”. Falls Sie in beide Spalten etwas eingetragen, importiert EchtPost nur das Feld “Anrede”.
Falls Sie weder bei “Art der Anrede” noch bei “Anrede” etwas eintragen, wird die Standard-Anrede von EchtPost verwendet (Hallo Herr/Frau NACHNAME). Sie können vor dem Import auch die Standard-Anrede verändern.

Titel
z.B. Prof. Dr.

Vorname

Nachname

Firma

Bereich / Abteilung / Gebäude

Straße & Hausnummer
Es ist wichtig, dass Straße und Hausnummer in EINER Spalte stehen.

Postleitzahl

Stadt

Land
falls das Land Deutschland ist, müssen Sie nichts eintragen, dann wird Deutschland automatisch als Land gesetzt. Bitte achten Sie darauf, dass Sie bei den Länderbezeichnungen die bei EchtPost hinterlegten verwenden, da diese ansonsten nicht von unserem System erkannt werden. Diese finden Sie beim Anlegen eines neuen Kontaktes im Dropdown Menü bei Land.

Geburtsdatum 
Geburtsdaten im Format 13.12.1978 eintragen

Geschlecht
Bei vielen Vornamen erkennt EchtPost automatisch das Geschlecht. Sie müssen diese Spalte also nicht zwingend ausfüllen, sondern können zunächst prüfen, bei welchen Kontakten das Geschlecht automatisch erkannt wird. Wenn Sie das Geschlecht in der Excel-Datei hinterlegen, wählen Sie als Bezeichnung entweder "female" bzw. "male", "Frau" bzw. "Mann" oder "männlich" bzw. "weiblich".

Gruppe(n)
alle Kontakte aus einer Excel-Tabelle werden automatisch einer Gruppe zugeordnet mit dem Namen “Excel Import DATUM - UHRZEIT”. Falls Sie Ihre Kontakte zusätzlichen Gruppen zuordnen möchten, können Sie diese hier eintragen, bei mehreren Gruppen mit einem Komma getrennt. 
Beispiel: Weihnachtsmailing,Marketingaktion,Produkteinführung
Gruppen ermöglichen Ihnen den Versand von Postkarten an viele Kontakte gleichzeitig. Hier erfahren Sie mehr über Gruppen.

Pflichtfelder beim Excel Import

Sie müssen nicht alle genannten Felder ausfüllen, mindestens aber die folgenden, da es sich dabei um Pflichtangaben handelt:

  • Firma UND/ODER Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • PLZ
  • Ort

Nach dem Import Ihrer Kontakte aus Excel haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Kontakt innerhalb von EchtPost zu bearbeiten.

Vorlage-Exceltabelle.xls