Um Postkarten automatisiert zu erstellen, können Sie direkt unsere API / Programmierschnittstelle ansprechen.
Wenn Sie nicht über Programmierkenntnisse verfügen, können Sie EchtPost dennoch mit anderen Software-Anwendungen verknüpfen - dank Zapier.
Bei Zapier handelt es sich um ein Online-Tool, das es ermöglicht, verschiedene Webanwendungen miteinander zu verknüpfen, Daten zu übertragen und so Prozessautomatisierung zu realisieren.
Somit können Sie EchtPost mit anderen Software Tools verknüpfen, die eine Zapier Schnittstelle haben, beispielsweise Shop-Systeme oder CRM-Systeme. Einzige Voraussetzung ist zunächst, dass Sie ein Zapier Konto und einen EchtPost-Account haben.
Grundsätzlich lassen sich mit Hilfe von Zapier zwei Workflows automatisieren:
Empfängerdaten automatisiert zu EchtPost übertragen
Kundendaten haben Sie beispielsweise in Ihrem Shop-System, in Ihrem CRM oder sammeln Sie über ein Formular auf Ihrer Webseite. Mit Zapier können Sie dafür sorgen, dass Kundendaten aus anderen Systemen automatisch zu EchtPost übertragen werden, um ihnen dann eine Postkarte zu schicken.
Denkbar ist beispielsweise, die Adressdaten neuer Kunden zu EchtPost zu übertragen, um Ihnen dann automatisiert Geburtstagskarten zu schicken.
Postkarten automatisiert versenden
Darüber hinaus können Sie auch den Versand von Postkarten über Zapier komplett automatisieren. Wenn Sie bei EchtPost Postkarten-Vorlagen angelegt haben, können Sie über Zapier definieren, an wen und zu welchem Zeitpunkt diese Karten verschickt werden.
Denkbar ist beispielsweise, dass immer dann, wenn E-Commerce Kunden einen Kauf getätigt haben, diese eine Woche später automatisiert eine Postkarte erhalten, mit der Aufforderung eine Produktbewertung abzugeben.
In unserem Anleitungsvideo zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Empfängerdaten automatisiert zu EchtPost übertragen. Weiter unten finden Sie auch eine schriftliche Anleitung.
Wir zeigen Ihnen in unserem Beispiel, wie Sie Adressdaten, die Sie über das Tool Jform (kostenloser Online Formulargenerator) zum Beispiel auf Ihrer Webseite sammeln, automatisch zu EchtPost übertragen können, um dann bei EchtPost Postkarten an diese Kontakte zu verschicken.
Bei Zapier gehen Sie auf die “Zaps” Seite, klicken dort auf “Create” und wählen bei Trigger die Software Jotform aus.
In der rechten Spalte unter “Events” wird nun gelistet welche Trigger die ausgewählte Software unterstützt. Wählen Sie hier “New Submission”, also das Abschicken eines Webformulars.
Im nächsten Schritt erlauben Sie Zapier den Zugriff auf Ihren Jotform Account.
Daraufhin können Sie auswählen, welches Ihrer Jotform Formulare Sie nutzen möchten. Zapier überprüft dann, ob dieses Formular bereits ausgefüllt wurde, um mit diesen Daten den Trigger zu testen.
Damit ist der Trigger fertig eingerichtet, Sie haben also definiert, welche Daten zu Zapier fließen sollen, um diese nun zu EchtPost zu übertragen.
Nun geht es um die “Action”, also das, was mit den Daten im Folgenden passieren soll.
Klicken Sie in den Suchschlitz, geben dort “EchtPost” ein und wählen im folgenden die aktuellste Version von EchtPost aus.
In der rechten Spalte unter “Events” wird nun gelistet, welche Aktionen durch den Trigger ausgelöst werden können. Wählen Sie hier “Create Contact” aus.
Im nächsten Schritt erlauben Sie Zapier den Zugriff auf Ihren EchtPost Account. Dafür loggen Sie sich zunächst in Ihren EchtPost Account ein, gehen in die Account Einstellungen (kleines Zahnrad oben rechts), klicken auf “Mein Konto” und dann auf “API-Schlüssel zum Datenaustausch”. Hier können Sie sich einen API Schlüssel generieren und diesen per Copy/Paste bei Zapier hinterlegen.
Jetzt geht es um die Gestaltung der eigentlichen Integration. Sie verknüpfen nun die Formularfelder von Jotform mit den passenden Systemfeldern bei EchtPost.
Salutation Type = personalisierte Anrede
First Name = Vorname
Last Name = Nachname
Title = Titel
Company Name = Firma
Department = Abteilung
ZIP Code = Postleitzahl
City = Stadt
Country Code = Land
Birthday = Geburtsdatum
Pflichtfelder sind mit Sternchen und (required) gekennzeichnet.
Mit Klick auf “Continue” wird angezeigt, wie die Felder zugeordnet wurden. Wenn alles passt, klicken Sie auf “Test action”. Dadurch nimmt Zapier die Testdaten und schickt diese zu EchtPost, um zu testen, ob alles funktioniert.
In Ihrem EchtPost Account können Sie dann selbst überprüfen, ob die gesendeten Daten angekommen sind. Klicken Sie dafür in EchtPost auf “Empfänger”.
Indem Sie anschließend bei Zapier auf “Publish” klicken ist der Zap, also die Automatisierung live. Das bedeutet, dass immer dann, wenn das Jotform Formular auf Ihrer Webseite ausgefüllt wird, der entsprechende Kontakt kurze Zeit später automatisch bei EchtPost erstellt wird.
Wichtig für EchtPost ist, dass die Adressfelder, also Straße/Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Pflichtfelder sind. Kontakte werden also nur dann automatisch bei EchtPost gespeichert, wenn diese Felder auch ausgefüllt sind.
Wenn im Trigger System, in unserem Beispiel also Jotform, die Feldern in Ihrem Formular keine Pflichtfelder sind, dann gehen Sie folgendermaßen vor.
Klicken Sie auf “Edit zap” und dann auf das kleine + Zeichen zwischen dem Trigger und der Action. Klicken Sie rechts auf “Filter” und definieren im folgenden, wie Sie die Daten, filtern möchten, die zu EchtPost übertragen werden sollen.
Wählen Sie das Feld für Straße aus und bei “Choose Condition” “Does not exist”.
Dadurch sorgen Sie dafür, dass Daten von Jotform, bei denen keine Straße angegeben wurde, gar nicht erst zu EchtPost übertragen werden und verhindern somit, dass Zapier auf einen Fehler läuft.