Wenn Sie immer wieder die gleiche Postkarte verschicken möchten, die an unterschiedlichen Tagen an unterschiedliche Empfänger gehen soll, dann können Sie dies mit dem Automatischen Postkarten-Versand von EchtPost machen. Diese Funktion ist vor allem dann interessant, wenn Sie etwa allen Kunden zu deren Geburtstag eine Glückwunschkarte schicken möchten. Auch andere Ereignisse - beispielsweise ein Kundenjubiläum, kann als Auslöser für den Automatischen Versand einer Postkarte fungieren.
Sie müssen den Automatischen Postkarten-Versand nur einmalig einrichten und unser System verschickt dann Tag für Tag automatisch personalisierte Postkarten an die richtigen Empfänger.
Schritt-für-Schritt Video-Anleitung
In unserem Schritt für Schritt Anleitungsvideo klicken wir uns durch EchtPost und zeigen Ihnen, wie Sie eine Automatisierung anlegen.
Automatischen Postkarten-Versand vorbereiten
1. Hinterlegen Sie Ihre Zahlungsdaten in Ihrem EchtPost-Account und laden Guthaben auf.
2. Stellen Sie den Standard für die personalisierte Anrede ein.
3. Legen Sie die Empfänger an, die eine Postkarte erhalten sollen oder importieren Sie diese (z.B. über Excel). WICHTIG dabei ist, dass das Feld Geburtsdatum (oder alternativ das weitere Datumsfeld) bei allen Empfängern ausgefüllt ist.
4. Ordnen Sie alle Empfänger, an die eine automatische Postkarte verschickt werden soll, einer Gruppe zu (wird beim Excel-Import automatisch erstellt).
5. Wählen Sie ein Motiv aus (oder laden ein eigenes Motiv hoch).
6. Schreiben Sie in die erste Zeile der Postkarte den Platzhalter für die personalisierte Anrede: {anrede}
7. Schreiben Sie Ihre Geburtstagsgrüße auf die Postkartenrückseite.
8. Speichern Sie die Postkarte als Vorlage.
Automatischen Postkarten-Versand einrichten
Nachdem Sie alle Vorbereitungen für den automatischen Postkarten-Versand getroffen haben, geht es nun an die konkrete Einrichtung des automatischen Versandes.
Gehen Sie dafür in Ihrem Account auf "Postkarte schreiben" und klicken dort auf "Automatischer Postkarten-Versand". Ganz oben finden Sie dort die Option "Automatisierung anlegen".
In der folgenden Ansicht nehmen Sie nun die folgenden Einstellungen vor:
Automatisierung benennen: Wählen Sie einen Namen, der Ihre Automatisierung beschreibt, z.B. Geburtstagskarten Kunden 2023
Gruppe auswählen: Wählen Sie hier die Kontakt-Gruppe aus, die automatisch eine Postkarte erhalten sollen. Tipp: wählen Sie besser nicht "Alle Kontakte" weil Sie möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt andere Empfänger zu EchtPost importieren, die eigentlich keine Geburtstagskarte erhalten sollen.
Datum definieren: Bei jedem Kontakt haben Sie die Möglichkeit das Geburtsdatum zu speichern und/oder ein anderes von Ihnen definiertes Datum (z.B. Kundenjubiläum). Wählen Sie hier aus, ob der automatische Postkarten-Versand zum Geburtsdatum oder zu dem von Ihnen definierten individuellen Datum ausgelöst werden soll.
Vorlage definieren: Hier werden Ihnen alle Vorlagen angezeigt, die Sie gespeichert haben. Wählen Sie die Vorlage aus, die automatisch versendet werden soll
Adresse für E-Mail-Benachrichtigung: Hier ist Ihre E-Mail-Adresse schon vorausgefüllt. Falls Sie möchten, dass wir Ihnen die E-Mail-Benachrichtigung über anstehende Versände an eine andere Adresse schicken, können Sie diese hier angeben.
Enddatum festlegen: Hier können Sie ein Datum eintragen, zu dem wir den automatischen Postkarten-Versand stoppen. Bei Geburtstagskarten beispielsweise ist es sinnvoll, den automatisierten Versand auf ein Jahr zu beschränken, damit die Empfänger nicht im nächsten Jahr exakt die gleiche Postkarte erhalten. Falls Sie hier kein Datum eintragen, wird der automatische Versand immer weitergeführt.
Wann werden die automatisierten Postkarten versendet?
Die Postkarten werden immer am Werktag VOR dem Ereignis (z.B. Geburtstag) verschickt. Für Ereignisse, die an einem Sonntag oder Montag stattfinden, wird die Postkarte am Freitag verschickt. Postkarten ins Ausland werden zwei Tage früher versendet.
Wir können leider nicht garantieren, dass die Postkarten am richtigen Datum im Briefkasten landen, da die Zustellung durch die Deutsche Post erfolgt. Die Deutsche Post benötigt in aller Regel 1-2 Werktage für die Zustellung innerhalb Deutschlands, so dass die Karten in der Regel pünktlich oder am Folgetag im Briefkasten landen (auf jeden Fall nicht zu früh, da manch einer glaubt verfrühte Glückwünsche würden Unglück bringen...)
Automatisierten Versand abbrechen
Sie haben jederzeit die Möglichkeit den automatisierten Postkarten-Versand abzubrechen, bzw. den Versand von einzelnen Postkarten zu stoppen. Jeden Mittwoch morgen erhalten Sie von uns eine E-Mail (sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben), in der die Postkarten gelistet werden, die in der Folgewoche verschickt werden. Somit erhalten Sie zum einen immer eine Erinnerung, welche Postkarten verschickt werden. Zum anderen haben Sie eine Kontrollmöglichkeit und können den Versand einzelner Postkarten noch abbrechen. Dafür klicken Sie einfach in der E-Mail oder in Ihrem Account die entsprechende geplante Postkarte an und wählen die Option "Auftrag stornieren".
Selbstverständlich besteht darüber hinaus auch jederzeit die Möglichkeit, den gesamten Automatisierungsprozess zu stoppen. Unter "Automatischer Postkarten-Versand" finden Sie alle aktiven Automatisierungsprozesse. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erscheint auf der rechten Seite jeweils ein Papierkorb. Mit einem Klick darauf können Sie den gesamten Prozess löschen.
Wenn kein Guthaben mehr vorhanden ist
Damit es gar nicht erst soweit kommt und kein Guthaben mehr vorhanden ist, können Sie unsere Guthaben Erinnerungsfunktion nutzen. Hier können Sie einen Betrag Ihrer Wahl eingeben und sobald Ihr Guthaben geringer ist als der Betrag, werden Sie per Mail von uns benachrichtigt.
Wenn das Guthaben in Ihrem EchtPost-Konto aufgebraucht ist, wird der Postkarten-Versand automatisch gestoppt. Sie erhalten dann von uns eine E-Mail, in der wir Sie darauf hinweisen. Sobald wieder neues Guthaben aufgeladen wurde, wird der automatische Versand fortgesetzt.
Die automatisierten Karten werden von uns immer mittwochs erstellt (alle, die innerhalb der kommenden Woche verschickt werden sollen). Wenn an einem Mittwoch beispielsweise 50 Postkarten für die kommende Woche erstellt werden sollen, das Guthaben aber nur noch für 40 Postkarten ausreicht, dann bedeutet dies, dass 10 Karten nicht automatisch erstellt werden, auch dann nicht, wenn neues Guthaben aufgeladen wird. Die Automatisierung startet erst wieder am nächsten Mittwoch mit den Postkarten für die darauffolgende Woche.
Damit die 10 ausgesetzten Karten aus unserem Beispiel nicht verloren gehen, markieren wir die entsprechenden Empfänger in Ihrem EchtPost-Account. Unter "Empfänger" finden Sie dann eine Gruppe mit dem Namen "Automatisierung vom DATUM übersprungen". So haben Sie die Möglichkeit, die Erstellung der Postkarten an diese Empfänger manuell anzustoßen.
E-Mail Benachrichtigung
Damit Sie sicher gehen können, dass unsere Benachrichtigungen über Ihre Automatisierung Sie auch erreichen, fügen Sie unsere Absender-E-Mail-Adresse support@echtpost.de Ihrem Adressbuch hinzu, damit sie nicht versehentlich im Spam-Ordner landen.