Sie haben die Möglichkeit Kontaktdaten aus Excel mit wenigen Klicks zu EchtPost zu importieren.
Gehen Sie dazu in der Hauptnavigation auf "Empfänger", dann auf "Empfänger importieren" und wählen dort "Excel Import" aus.
Über den Button "Datei auswählen" können Sie die entsprechende Excel-Datei auswählen (wie Ihre Excel-Datei aufgebaut sein soll, lesen Sie weiter unten). Klicken Sie im Anschluss auf "Weiter".
Im Folgenden werden Ihnen alle Spaltenbezeichnungen aus Ihrer Excel-Datei angezeigt und die entsprechenden Felder bei EchtPost, in die die jeweiligen Daten importiert werden. Falls eine Spalte nicht erkannt oder falsch zugeordnet wird, haben Sie die Möglichkeit, über das DropDown Menü das richtige Feld auszuwählen.
Wenn Sie alle Felder richtig zugeordnet haben, klicken Sie auf "Import durchführen". Je nachdem, wie viele Empfänger Ihre Excel-Datei enthält, kann es einige Minuten dauern, bis alle Daten zu EchtPost importiert wurden. Auf der Ergebnis-Seite wird Ihnen angezeigt, wie viele Empfänger importiert wurden, und welche Daten ggf. nicht importiert werden konnten. Dies kann passieren, wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden (beispielsweise Straße oder Postleitzahl) oder wenn die Inhalte in einzelnen Feldern zu lang waren (der Platz auf der Postkarte ist begrenzt, daher können auch die Adressen nicht endlos lang sein).
Nicht importierte Kontakte können Sie entweder in Ihrer Excel-Datei bearbeiten und erneut importieren (neue Datei mit nur geänderten Empfängern erstellen), oder bei EchtPost manuell anlegen, wenn es sich nur um vereinzelte handelt. In beiden Fällen sollten Sie die nachträglich angelegten/importierten Kontakte der gleichen Empfängergruppe zuordnen. Diese wird automatisch beim Import angelegt.
So sollte Ihre Excel-Datei aufgebaut sein:
In den meisten Fällen reichen die folgenden Spalten für Ihre Empfängerdaten:
ggf. Firma
Geschlecht (female/male oder Frau/Mann oder weiblich/männlich)
Vorname
Nachname
Straße UND Hausnummer
Postleitzahl
Ort
ggf. Land (nicht nötig wenn alle Empfänger in Deutschland sind)
ggf. Geburtsdatum (Format 13.12.1978 wenn Sie unseren automatischen Geburtstagskartenversand nutzen möchten)
Die fett markierten Felder sind Pflichtfelder. Alternativ zum Namen kann auch nur die Firma angegeben werden, wobei wir empfehlen, Postkarten grundsätzlich an eine konkrete Person zu adressieren. Wir empfehlen zudem die Angabe des Vornamens und des Geschlechts, weil sonst die personalisierte Anrede nicht richtig genutzt werden kann und unser System nicht immer einwandfrei das Geschlecht bei allen Vornamen erkennt.
Darüber hinaus gibt es weitere Daten-Felder, die Sie zusätzlich importieren können:
Art der Anrede
Hier können Sie festlegen, welche personalisierte Anrede für die Empfänger genutzt werden soll. Hinweis: Wenn für alle Empfänger eine einheitliche personalisierte Anrede genutzt werden soll (also "Hallo Frau Müller", Hallo Herr Santos", Guten Tag Frau Hausmann"), dann können Sie diese Standardanrede einfach in den Account Einstellungen einstellen und brauchen sie beim Excel-Import nicht zu berücksichtigen.
Für den Fall, dass die Empfänger mit unterschiedlichen personalisierten Anreden angesprochen werden sollen (also "Hallo Frau Müller", Lieber Herr Santos", Guten Tag Annette"), dann legen Sie in Ihrer Excel Datei eine Spalte an, die "Art der Anrede heißt und tragen doch die folgenden Bezeichnungen ein (z.B. formal, informell, offiziell):
formal = Hallo Herr/Frau (ggf.Titel) Nachname
informell = Hallo Vorname
offiziell = Sehr geehrte/r Frau/Herr (ggf.Titel) Nachname
emotional informell: Liebe/r Vorname
emotional: Liebe/r Frau/Herr (ggf.Titel) Nachname
neutral informell: Guten Tag Vorname
neutral: Guten Tag Frau/Herr (ggf. Titel) Nachname
Anrede
Falls Sie keine der bei “Art der Anrede” genannten Standardanreden verwenden möchten, haben Sie hier die Möglichkeit, eine ganz individuelle Anrede für jeden Kontakt einzutragen, also beispielsweise “Moin Frau Müller” oder “Allerliebste Anne”. Wichtig: In diesem Fall müssen Sie die komplette Anrede in die entsprechenden Felder eintragen, also nicht nur "Moin", sondern "Moin Frau Müller".
Tragen Sie keine Satzzeichen hinter die individuelle Anrede ein, also kein Komma oder Ausrufezeichen, das erfolgt erst auf der Postkartenrückseite.
WICHTIG: Bitte nutzen Sie entweder die Spalte “Art der Anrede” oder die Spalte “Anrede”. Falls Sie in beide Spalten etwas eingetragen, importiert EchtPost nur das Feld “Anrede”.
Falls alle Empfänger nach dem gleichen Muster angesprochen werden sollen (also z.B. Hallo Herr Müller, Hallo Herr Arslan ...), dann brauchen Sie die beiden Spalten "Art der Anrede" und "Anrede" gar nicht in Ihrer Excel-Tabelle. In dem Fall reicht es aus, wenn Sie die Standard-Anrede in den Account Einstellungen festlegen.
Titel
z.B. Prof. Dr.
Bereich / Abteilung / Gebäude
als Zusatz zur Firma
Gruppe(n)
Alle Kontakte aus einer Excel-Tabelle werden automatisch einer Empfängergruppe innerhalb von EchtPost zugeordnet mit dem Namen “Excel Import DATUM - UHRZEIT”. Falls Sie Ihre Kontakte zusätzlichen Empfängergruppen innerhalb von EchtPost zuordnen möchten, können Sie diese in die Excel-Datei eintragen, bei mehreren Gruppen mit einem Komma getrennt.
Beispiel: Weihnachtsmailing,Marketingaktion,Produkteinführung
Gruppen ermöglichen Ihnen den Versand von Postkarten an viele Kontakte gleichzeitig. Hier erfahren Sie mehr über Gruppen.
Nach dem Import Ihrer Kontakte aus Excel haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit, jeden einzelnen Kontakt innerhalb von EchtPost manuell zu bearbeiten.